Depositi telematici, fascicoli e cloud: perché un software dedicato ai depositi non basta

Molti studi legali gestiscono i depositi telematici con un software dedicato, installato su PC. Funziona bene per quello che fa: l'atto viene preparato, firmato digitalmente e inviato ai tribunali. Il problema non è la qualità del software per i depositi. È quello che quel software non fa, e che ogni studio deve risolvere in modo artigianale.

Dove vanno i documenti prodotti per quella pratica? Dove finiscono le email ricevute, le PEC inviate e ricevute, le notifiche, le fatture emesse per quel cliente? Come si tiene traccia di tutto quando i file sono distribuiti tra desktop, email, cartelle di rete e archivi diversi?

Il fascicolo che manca

Un software per i depositi gestisce l'invio degli atti, ma non ha il concetto di "pratica" nel senso completo del termine. Ogni fascicolo di uno studio legale è fatto di molti elementi: l'atto depositato, la corrispondenza con il cliente, le email ricevute dalla controparte, le PEC inviate e ricevute, le notifiche, le note interne, le attività svolte, la fattura emessa.

Nessuno di questi elementi ha un posto fisso in un software pensato solo per i depositi. Il risultato è che ogni studio costruisce un proprio sistema: cartelle sul desktop, email in archivio, fatture in un altro programma, PEC in un client separato. La pratica esiste, ma è distribuita su più strumenti che non comunicano tra loro, e recuperare informazioni richiede tempo ogni volta.

Il problema del software installato su PC

Un software installato su un computer fisso o portatile porta con sé un rischio che molti sottovalutano: cosa succede quando il computer si guasta, o quando l'avvocato deve semplicemente cambiare PC?

La risposta, nella maggior parte dei casi, è backup, reinstallazione, ripristino dei dati. Operazioni che richiedono tempo, spesso l'intervento di un tecnico informatico e il relativo costo. Il rischio di perdere archivi storici, configurazioni o dati importanti è concreto. La migrazione da un computer all'altro non è mai immediata, e nel frattempo il lavoro si ferma.

Con Kleos: depositi nel fascicolo, in cloud

Kleos è un gestionale in cloud che integra i depositi telematici all'interno di un fascicolo completo. La pratica non è solo il deposito: è l'insieme di documenti prodotti, email ricevute, PEC inviate, attività registrate, fatture emesse. Tutto converge in un unico posto, accessibile da qualsiasi dispositivo con una connessione internet.

La gestione del Processo Civile Telematico è integrata nativamente in Kleos. La ricevuta del deposito finisce nel fascicolo insieme agli altri documenti della pratica, senza bisogno di salvataggi manuali o sincronizzazioni tra strumenti diversi.

Sul fronte del cambio computer: Kleos è in cloud. Non c'è nulla da installare su un nuovo PC, nessun backup da ripristinare, nessun tecnico da chiamare. I fascicoli sono nel cloud, pronti ad essere aperti da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

Disponibile in tutte le versioni Kleos

La gestione del processo civile telematico è disponibile in tutte le versioni di Kleos, da Start ad Advanced+. Chi sceglie Kleos non sceglie solo uno strumento per i depositi: sceglie un gestionale completo in cui i depositi sono una delle funzionalità, insieme alla gestione del fascicolo, delle scadenze, della fatturazione e delle comunicazioni.

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